Håndtering af persondata

Persondatapolitik i Fredensborg Folkeuniversitet

1. Hvad er Personoplysninger?

I det følgende beskrives, hvordan Fredensborg Folkeuniversitet (i det følgende Folkeuniversitetet) indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger.

Personoplysninger omfatter enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Der er to typer personoplysninger: Følsomme personoplysninger og Almindelige personoplysninger.

Følsomme oplysninger er: race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske og biometriske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Almindelige personoplysninger er: Alle andre oplysninger som ikke er ”følsomme”. Herunder navn, adresse, økonomiske forhold, kundeforhold osv. CPR kan jf. Persondatalovens §11 behandles, hvis det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov og betragtes ikke som følsom oplysning.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er formålet?

Tilmelding og betaling til Folkeuniversitetets arrangementer sker sædvanligvis gennem Place-to-Book, Der henvises til Place-to-Books bestemmelser om datasikkerhed. Fra Place-to-Book modtager vi følgende oplysninger:

Navn og efternavn

E-mail adresse

Ved undtagelsesvis tilmelding direkte til Folkeuniversitetet pr. mail eller telefon registrerer vi følgende oplysninger:

Navn og efternavn

E-mail adresse

Evt. telefonnummer

Ved aflysninger vil indbetalte beløb blive tilbagebetalt. Er tilmeldingen sket gennem Place-to-Book, vil tilbagebetalingen ske herigennem. Er tilmeldingen sket direkte til Folkeuniversitetet, har vi behov for at få oplyst

Registrerings- og kontonummer på bankkonto.

3. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?

Jf. Bogføringslovens §10 opbevarer vi personoplysningerne i 5 år, regnet fra udgangen af det pågældende regnskabsår, hvor arrangementet er gennemført.

Almindelig korrespondance vedrørende Folkeuniversitetet opbevares i 1 år.

4. Hvem har adgang til oplysningerne?

Kun betroede personer med saglige formål kan have adgang til alle eller dele af lagrede persondata. Disse er:

  • Medlemmer af Folkeuniversitetets bestyrelse, der varetager tilmeldings- og regnskabsfunktionerne, herunder udarbejdelse af deltagerlister.
  • Foredragsholderne, der om nødvendigt kan informeres om deltagernes navne

5. Videregivelse af oplysninger.

Personoplysninger videregives ikke, med mindre det specifikt forlanges af offentlig myndighed.

6. Opbevaring af data

Vi sørger for at data opbevares sikkert og diskret.

7. Undervisere

Alle kontraktmæssige forhold, herunder udbetaling af honorar og refusion af udgifter til rejse og ophold,, varetages af Folkeuniversitetets Komitestyrelsen. Der henvises til Komitestyrelsens bestemmelser om datasikkerhed.

8. Dine rettigheder

Alle er jf. gældende lovgivning garanteret følgende rettigheder:

Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt).


Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).

Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).


Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).


Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet).


Retten til at gøre indsigelse

9. Samtykke

Ved alm. kursustilmelding, fakturering og bogføring har vi ikke brug for samtykke for at kunne behandle data, idet behandlingens lovlighed (jf. Artikel 6, EU dataforordning) relateres bl.a. til nødvendig databehandling af hensyn til opfyldelse af kontrakten, herunder kursustilmelding.

Men for at kunne indsamle persondata til andre formål, f.eks. supplerende informationer vedr. et kursus eller ved tilmelding til vores nyhedsmail, kan vi gøre brug af samtykke, hvis det er nødvendigt.

Samtykke kan være skriftlig eller mundtligt, men vi skal kunne dokumentere, at samtykket er givet. I de fleste tilfælde vil dette samtykke have en form for et afkrydsningsfelt på vores hjemmeside eller under tilmeldingsprocessen. Samtykket kan også gives via mail eller anden digital kommunikation.

I forbindelse med samtykkeafgivelsen vil man blive informeret om detaljerne, herunder formål og tilbagekaldelsesprocessen. Generelt gælder det dog, at man skal kunne tilbagekalde samtykket på en ligeså enkel og tilgængelig måde, som samtykke oprindeligt er givet.

10. Sikkerhed

Vi sørger naturligvis for at data opbevares sikkert og diskret.

11. Klager og kontaktinfo

Klager over skolens behandling af personoplysninger, indsigelser samt spørgsmål vedr. skolens persondatapolitik rettes til

Fredensborg Folkeuniversitet
kasserer@frb-fu-dk.

Tlf. 40917295

 cvr. 42829005

Vedtaget af bestyrelsen, 31.1. 2022